Identité du responsable du traitement
ACTALYS Notaires Associés SRL est responsable des traitements effectués au sein de l'étude sur vos données à caractère personnel.
Numéro BCE : 0831.909.513
Adresse : Boulevard de Waterloo 16, 1000 Bruxelles
Identité du délégué à la protection des données (« DPO »)
Le « département DPO mutualisé du Notariat » auprès de Privanot asbl a été désigné par le responsable des traitements en qualité de délégué à la protection des données
Numéro BCE : BE0749.562.550
Adresse : rue de la Montagne 30, 1000 Bruxelles
Traitements – En tant qu’officier public, pour l’accomplissement de ses activités, Actalys est amenée à collecter et à utiliser des données à caractère personnel vous concernant.
Les données à caractère personnel vous concernant sont soit collectées directement auprès de vous, soit issues de base de données officielles. En effet, du fait qu’elle exerce une parcelle de l’autorité publique, Actalys accède à diverses sources de données authentiques strictement encadrées par des législations spécifiques.
Données – Par « données à caractère personnel », l’on entend « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ». Il s’agit notamment de données d’identification (nom, prénom, état civil, numéro de registre national, date et lieu de naissance,…), de données de contact (adresse, numéro de téléphone,…), d’informations d’ordre économique et financier (données bancaires,…), de données relatives aux actes passés en l’étude et de données relatives à la situation familiale, sociale, fiscale et autre que le notaire est tenu de récolter à votre sujet auprès des sources officielles et des administrations.
Finalités – Actalys récolte et traite des données à caractère personnel afin de garantir la sécurité juridique des transactions dont il assure l’authenticité ainsi que pour la gestion des dossiers qui lui sont confiés.
Vos données à caractère personnel traitées par Actalys sont susceptibles d’être communiquées à d’autres personnes (« destinataires ») et, en particulier :
Ces données doivent être communiquées à ces différents destinataires afin de permettre à Actalys de respecter les obligations légales auxquelles elle est soumise et de gérer correctement votre dossier.
Le Notaire Bertrand Nerincx a quitté Actalys en date du 31/01/2024 et est actif au sein de Bertrand Nerincx, Société Notariale SRL depuis le 01/02/2024. Il a reçu une copie des données concernant les clients clairement identifiés comme lui étant attribués, ainsi que des données considérées comme non attribuées de manière claire et non équivoque à l'un ou l'autre des autres Notaires associés d’Actalys.
Il s'agit ici de l’application de l’intérêt général au sens du RGPD (art. 6.1.e). Ce traitement est justifié par la nécessité pour les notaires d’être en mesure d’assister les citoyens, chaque client ayant le libre choix de son notaire (art. 9, § 1er, Loi organique du notariat). A cette fin, les notaires doivent avoir accès à toutes les données nécessaires pour fournir un service optimal. Les données personnelles seront utilisées conformément au but d’origine du traitement à l’exclusion de toutes autres.
Champ d’application – Les traitements de données à caractère personnel effectués par Actalys sont soumis aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 intitulé « Règlement général sur la protection des données ».
Cette réglementation concerne tant les données traitées électroniquement que celles contenues dans les dossiers et documents papiers que l’on retrouve dans l’Etude Actalys, pour autant néanmoins que ces fichiers ou dossiers soient « structurés selon des critères déterminés ». Les données à caractère personnel contenues dans les dossiers électroniques et papiers, dans les testaments et dans les actes authentiques sont donc protégés par ledit Règlement.
Licéité – Les traitements de données à caractère personnel effectués par Actalys sont considérés comme licites dès lors qu’ils sont, dans la plupart des cas, nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis (telles que celles qui ressortent, par exemple, de la législation relative à la prévention du blanchissement de capitaux) ou nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public dont le notaire est investi.
Dans les autres cas, c’est le caractère nécessaire du traitement dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles auxquels vous êtes partie ou l’intérêt légitime du Notaire à améliorer les services rendus en cas d’utilisation d’un logiciel de business intelligence qui constituent la base de licéité.
Durée de conservation – En vertu du principe de limitation de conservation des données à caractère personnel, lesdites données ne peuvent être conservées que durant le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie et ce, en fonction des lois applicables au cas d’espèce et des délais de prescription des actions réelles et personnelles. Les dossiers sont détruits après maximum 30 ans et les actes sont transmis aux Archives du Royaume après maximum 75 ans à l’exception des testaments qui peuvent être conservés sur une plus longue durée.
Mesures de sécurité – Le Notaire prend diverses mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque de vos données. Ainsi, le Notaire veille notamment à sécuriser l’accès à vos données par ses collaborateurs et les sous-traitants auxquels il fait éventuellement appel, à protéger son réseau informatique et ses serveurs, à encadrer la maintenance et la destruction de vos données,…
L’examen de ces mesures sera fait, tous les trois ans, par le DPO précité, par le biais d’un audit technique et procédural de son étude au regard des principes du RGPD.
Droits des personnes concernées – En vertu de cette réglementation, en tant que personne concernée par les traitements de données à caractère personnel effectués par Actalys, vous disposez d’un droit à un traitement transparent de vos données, d’un droit à l’information et d’un droit d’accès.
Sous certaines conditions et dans des hypothèses strictement définies, vous disposez également d’un droit de rectification et d’effacement des données vous concernant ainsi que d’un droit d’opposition à leur utilisation et d’un droit à la limitation du traitement.
Vous pouvez exercer vos droits directement auprès d'Actalys ou auprès du Délégué à la Protection des Données qu’il a désigné (« Département DPO mutualisé du Notariat » auprès de Privanot asbl, info@privanot.be).
Enfin, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés conformément au Règlement, vous êtes habilité à introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Contrôle (Autorité belge de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles) ou à introduire un recours juridictionnel.
* Pour toute question éventuelle, veuillez prendre contact avec le Délégué à la Protection des Données désigné par Actalys à l’adresse suivante : info@privanot.be.
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